João Carvalho
Um acesso mais facilitado às ferramentas de inteligência artificial (IA catapultou a tecnologia para o mainstream, provocando uma especulação generalizada sobre – e entusiasmo pelo – seu potencial impacto.
No mundo empresarial, orçamentos mais reduzidos e desafios sem precedentes levaram a que os líderes tivessem de racionalizar processos e otimizar ineficiências. Hoje, e neste contexto, os líderes financeiros estão a maximizar o potencial da IA para a resolução de problemas. Na verdade, quase metade (47%) dos líderes financeiros inquiridos, num estudo, pela EY quer ter capacidades GenAI implementadas numa gama mais alargada para poderem fazer uso da mesma, uma vez que permite uma eficiência e produtividade ótimas.
Com o retomar das reuniões presenciais e das viagens de negócios, a otimização das viagens e das despesas torna-se cada vez mais pertinente para as equipas financeiras. Neste domínio, a IA surge como uma solução promissora, oferecendo formas inovadoras de gerir estes custos de forma mais eficaz e precisa. Ao automatizar o acompanhamento das despesas, analisar os padrões de despesa e otimizar a atribuição do orçamento, a IA pode reduzir significativamente a carga administrativa e melhorar a tomada de decisões neste aspeto crítico das operações comerciais.
A utilização da IA ajuda a cumprir os requisitos de compliance
A apresentação de despesas de deslocação e outras pode muitas vezes ser um processo moroso e complexo. No entanto, é um subproduto necessário e que carece do máximo de rigor para as equipas financeiras uma vez que garante a exatidão dos relatórios de despesas que controlam os custos finais.
As viagens de negócios, e as despesas com elas relacionadas, geram uma enorme quantidade de dados. Tradicionalmente, mais dados significam mais tempo e esforço por parte dos líderes financeiros para identificarem tendências e garantir a exatidão. Alguns pontos de dados podem, por exemplo, perder-se quando um único “par de olhos” se debruça sobre eles, e isto pode ter repercussões negativas para a empresa. Outra situação são os enganos, que podem acontecer a todos nós, e que podem ser entendidos como fraude aquando das auditorias, o que acaba por ter implicações dispendiosas. Um estudo sobre fraudes, por nós elaborado em 2022, revelou que quase metade (44%) das equipas financeiras globais conhece alguém que tenha sido vítima de fraude, nos últimos três anos, nas contas a pagar.
O relatório refere também que muitas organizações do setor público têm dificuldade em combater a fraude devido a uma combinação de tecnologia e processos. Apenas dois terços dos decisores (66%) inquiridos viram a sua organização agir em conformidade contra um colaborador que tenha apresentado um pedido fraudulento, em contraponto menos de uma em cada duas organizações do sector público (45%) dá formação de sensibilização e prevenção da fraude aos empregados.
Uma tecnologia eficaz tem um papel fundamental a desempenhar para ajudar a resolver estas questões. Ao terem acesso às ferramentas certas, para simplificar a recolha e análise de dados, as equipas financeiras podem passar mais tempo a assegurar que os dados estão em conformidade com as políticas empresariais e regulamentares; a identificar anomalias e potenciais fraudes e a resolvê-las atempadamente para evitar penalizações durante a época de auditorias.
Tirar partido da IA para navegar no novo paradigma do mundo do trabalho
A tecnologia tornou o trabalho remoto uma realidade para milhões de pessoas ao permitir a colaboração e a comunicação virtuais, possibilitando que os colaboradores acedam a informações e executem tarefas independentemente do local onde se encontrem. Com a flexibilidade, os indivíduos podem contribuir eficazmente, independentemente da sua localização física, em linha com o novo mundo do trabalho. Curiosamente, o nosso estudo Work from Anywhere revelou que 31% dos trabalhadores consideram o trabalho a partir de qualquer local como uma vantagem fundamental no local de trabalho.
Este facto é consistente com outros dados que revelaram que mais de metade dos trabalhadores solicitaria, aos RH, uma alteração da política caso não existisse uma política de trabalho remoto. Além disso, quase metade dos colaboradores procuraria um novo empregador que oferecesse o trabalho a partir de qualquer local se não existisse uma política na empresa atual. Embora exijam a possibilidade de trabalhar a partir de qualquer local, as equipas de RH e de finanças estão preocupadas com o facto de os processos atuais não abrangerem, na maioria dos casos, os trabalhadores em regime remoto, em especial os que preferem viajar e trabalhar a partir de diferentes locais. O nosso estudo mostra que: 67% dos líderes financeiros teriam de efetuar alterações significativas aos processos financeiros, tais como impostos e conformidade, para tornar viável o trabalho a partir de qualquer lugar, enquanto 66% dos líderes de RH acreditam que precisam de implementar mais formação sobre o trabalho remoto.
É aqui que a IA se torna crucial para garantir o registo preciso das despesas e o cumprimento da conformidade entre os funcionários numa configuração WFA (Work from Anywhere). Além disso, a IA pode ajudar os profissionais de finanças, eliminando tarefas rotineiras e desgastantes, libertando-os para se concentrarem mais no trabalho de valor acrescentado que faz avançar a sua área de especialização.
Com os olhos no futuro
A integração da IA, na gestão de viagens e despesas, será um fator de mudança para as empresas que procuram melhorar o seu processamento de dados, a conformidade com as políticas e fluxos de trabalho simplificados. No entanto, é crucial que as empresas adotem a IA de forma responsável e estejam atentas às potenciais preocupações em torno da sua utilização, como a ética, a segurança, os direitos de autor e a parcialidade. Os líderes financeiros não podem sacrificar valores em nome do progresso, pelo que é fundamental manter o compromisso com a privacidade dos dados e implementar apenas soluções fiáveis e seguras. A inovação já desempenhou um papel fundamental em muitos processos do setor financeiro, e é entusiasmante ver os avanços impulsionados pela IA (ainda estamos numa fase muito inicial). As possibilidades que esta tecnologia apresenta são verdadeiramente infinitas, e a IA é essencial para alcançar um mundo em que as viagens e as despesas se gerem praticamente a si próprias, dando aos líderes financeiros espaço para se concentrarem em elementos mais transformadores e geradores de valor das suas funções.
João Carvalho é Head of SAP Concur for Southern Europe
