João Miguel Mesquita
As reuniões estão identificadas como um problema há décadas. São frequentemente utilizadas como uma solução global para problemas não resolvidos. E a falta crónica de disciplina nas reuniões significa que, apesar de todo o tempo gasto a reunir as pessoas, pouco se consegue fazer.
Perante a realidade que vivemos hoje onde parte do mundo do trabalho é remoto, híbrido e flexível são comuns, as reuniões que se estão a transformar-se numa espécie de crise permanente em grande parte das empresas. Estão a prejudicar a produtividade e a causar efeitos psicológicos não desejáveis nos colaboradores.
Com muitos trabalhadores remotos dizem que se sentem desligados, existe um consenso errado que ainda mais reuniões resolve o isolamento destes colaboradores.
Como conectar os desconectados
Um funcionário feliz pode ser encontrado num escritório em casa. Mas há também um elefante na sala. O elefante é o facto de muitos empregados se sentirem isolados, sozinhos e desligados das pessoas com quem trabalham e da missão da empresa.
É mais do que apenas um sentimento. Um inquérito recente da Gallup revelou que apenas 28% dos trabalhadores remotos sentem uma ligação à missão ou objetivo do seu empregador, o nível mais baixo desde a pandemia da COVID-19.
Isto parece ser um forte argumento a favor da obrigatoriedade de regressar ao escritório e contra as tendências do trabalho remoto. Mas acontece que apenas 33% dos trabalhadores de escritório a tempo inteiro sentiram essa ligação. Portanto, a falta de ligação entre os trabalhadores é um problema tanto para os trabalhadores remotos como para os que trabalham no escritório.
Para alguns lideres de equipas as reuniões são, de longe, a ferramenta mais usada em excesso. As pessoas estão a utilizá-las para tudo o que gera exagero.
Reuniões híbridas, menos interação
Parte do problema reside no facto de o novo mundo das reuniões – que tendem a realizar-se em tempo real através de ferramentas de videoconferência como o Zoom, o Cisco Webex, o GoToMeeting, o Google Meet, e o Microsoft Teams, entre outras aplicações. – ser menos propício à criação de ligações do que os encontros presenciais. Estas ferramentas incentivam as reuniões entre pessoas a nível mundial, o que cria um novo problema.
A exigência de que duas, várias ou muitas pessoas dediquem o mesmo tempo a uma reunião em tempo real é um problema grave. Esta exigência sobrecarrega alguns colaboradores em detrimento de outros, consoante o seu fuso horário.
Esta ação prejudica o objetivo do trabalho flexível, que é fundamental para a satisfação dos colaboradores. Um empregado que trabalhe a partir de casa e necessite de um horário de trabalho flexível não está a conseguir essa flexibilidade se metade do dia se envolver reuniões agendadas e em tempo real.
Outra forma como a revolução do trabalho remoto afeta o trabalho de escritório é que, mesmo para as pessoas que trabalham em escritórios, uma percentagem muito maior de reuniões é feita com colegas que não estão presentes na sala. Atualmente, os trabalhadores no escritório passam a maior parte do tempo a colaborar com colegas que não estão fisicamente presentes.
Resultado: Tanto os trabalhadores de escritório como os trabalhadores à distância sentem-se cada vez mais desligados e, simultaneamente, sobrecarregados com reuniões.
Segundo uma investigação de Sands, para além de um par de pequenas reuniões semanais de atualização, a chave do sucesso é a comunicação assíncrona por escrito e por vídeo, centrada nas prioridades e no reconhecimento. A comunicação por vídeo, com a qual as pessoas podem gravar um vídeo para sobrepor aos ecrãs do ambiente de trabalho, material de apresentação e outros conteúdos, enviando-o depois para ser visto mais tarde, quando o destinatário tiver tempo. Esta ação dá o impacto psicológico de uma reunião presencial sem a necessidade de sincronização em tempo real e de perder tempo em reuniões frequentes e longas.
O vídeo assíncrono reduz consideravelmente o peso das reuniões em tempo real, ao mesmo tempo que proporciona muitos dos benefícios psicológicos. Oferece a flexibilidade de tempo do correio eletrónico com a satisfação visual pessoal das videochamadas.
Mais concretamente: “Há muitas formas melhores de partilhar informação e de nos ligarmos, agora que as novas tecnologias nos permitiram”, pode ler-se num estudo da Sands.
Espaços de reunião aumentados ou virtuais?
A realidade aumentada e a computação espacial prometem criar uma sensação ainda melhor de ligação através de avatares holográficos. Isto significa que muitas das interações nos escritórios que promovem um sentimento de ligação são possíveis em qualquer lugar. O “pop-in” pode ser substituído pelo holograma “pop-up”. Aquelas conversas de café, a colaboração espontânea e o brainstorming podem ter lugar em espaços virtuais.
As ferramentas de inteligência artificial (IA) prometem revolucionar a comunicação interna, ajudando as organizações a criar um sentimento de ligação entre os colaboradores, a ultrapassar as barreiras à comunicação e a obter os dados corretos da comunicação organizacional para uma melhor tomada de decisões.
A capacidade das ferramentas de IA generativa para cortar e dividir o conteúdo significa que a comunicação pode ser servida para corresponder aos estilos de aprendizagem dos destinatários, às necessidades de informação e a idiomas específicos. Uma única missiva de um gestor pode ser recebida por um funcionário com uma complexidade pormenorizada, por outro como pontos, e ainda por outro como um “correio de voz” falado.
A IA pode ajudar a eliminar os silos e a partilhar mais informações de toda a organização sem sobrecarregar os funcionários com reuniões demoradas.
As ferramentas de IA generativa também podem recolher grandes quantidades de informação de ida e volta dentro de uma organização e efetuar análises de sentimentos, detalhando para os gestores de informação e líderes empresariais quaisquer pontos de frustração, confusão ou falta de orientação. As ferramentas de IA podem mesmo explorar a mente da colmeia de comunicação e oferecer sessões de micro-aprendizagem aos empregados que não estejam a compreender alguma coisa.
Repensar totalmente as reuniões é urgente
Resumindo este é o momento perfeito para reconsiderar todos os aspetos das reuniões que acontecem todos os dias na sua empresa. Atualmente, são demasiado frequentes, demasiado longas e demasiado ineficazes. Chegou o momento de passar para formas de comunicação assíncronas e avançadas, proporcionadas por uma série de novas ferramentas e novas práticas de gestão.
