João Miguel Mesquita
O inquérito, que abrangeu 1.709 decisores de TI em sete mercados (Alemanha, Espanha, França, Itália, Países Baixos, Países Nórdicos e Reino Unido), destaca a falta de visibilidade e controlo sobre os processos de informação e documentação. Esta fragilidade compromete a capacidade das equipas de TI de garantirem a conformidade e segurança necessárias.
Tecnologias emergentes e expectativas crescentes
Marc Bory, Vice President, Digital Printing & Solutions, Marketing & Innovation da Canon Europa, comenta sobre o impacto das novas tecnologias no ambiente de trabalho híbrido: “As tecnologias emergentes estão a reformular o que é possível alcançar no local de trabalho híbrido, onde a informação circula tanto em formato digital como em papel, trazendo novas expectativas a serem geridas.” Marc Bory enfatiza que a informação é crucial para a adaptabilidade das empresas, mas as preocupações com a gestão e proteção dos dados estão a impedir que as equipas de TI explorem plenamente o potencial informativo para aumentar o valor da empresa.
Ansiedade na gestão de dados e segurança
A ansiedade associada à gestão de dados é palpável entre os responsáveis de TI, especialmente no contexto das auditorias. Dois fatores são predominantes: a falta de controlo sobre os comportamentos dos colaboradores e a visibilidade insuficiente sobre documentos e dados. Estas preocupações são justificadas, considerando que mais de um terço dos líderes suspeitam ou têm conhecimento de incumprimentos das regras de conformidade, como o RGPD. Além disso, 17% dos decisores de TI registaram incumprimentos acidentais por parte dos colaboradores no último ano.
A segurança de TI permanece uma prioridade crítica, com 60% dos decisores de TI colocando-a entre os seus três principais desafios, e 28% classificando-a como a maior preocupação. A segurança consome uma parte significativa do tempo diário de trabalho destes profissionais, refletindo a importância de mitigar riscos neste domínio.
Estagnação nos progressos digitais
Apesar de 78% dos decisores de TI considerarem que as suas organizações atingiram a maturidade digital, a investigação revela uma história diferente. As práticas de acompanhamento, acesso, partilha e eliminação de documentos não progrediram significativamente desde 2022. Apenas 53% das organizações têm direitos de acesso automático aos documentos, um indicativo de que a automação plena na gestão de informação e processos documentais está longe de ser alcançada.
A gestão manual continua presente em 28% das organizações, com 26% dos colaboradores a detetarem erros ou inconsistências devido a silos de dados. Adicionalmente, um em cada 10 líderes abandonou projetos de implementação de novas tecnologias nos últimos dois anos, citando problemas de compatibilidade, atrasos e falhas tecnológicas contínuas.
O valor não concretizado da digitalização
Embora as vantagens da digitalização sejam reconhecidas – com 99% das empresas que adotaram a automação destacando benefícios como maior eficiência operacional, melhoria na experiência dos colaboradores e clientes –, estas potencialidades não estão a ser plenamente realizadas. A gestão eficaz da informação poderia aumentar significativamente a produtividade, como apontado por 37% dos líderes de TI. No entanto, a resistência à adoção de soluções de gestão de documentos disponíveis impede que as equipas de TI maximizem o seu valor e contribuam plenamente para o sucesso das suas empresas.
Este estudo lança aponta para a necessidade urgente de as empresas europeias intensificarem os seus esforços de digitalização e reforçarem as práticas de gestão de dados para superarem os desafios de conformidade e segurança, permitindo assim que os decisores de TI desempenhem um papel mais estratégico e menos reativo.
