Marc Sureda
As empresas geram diariamente milhões de e-mails vinculados diretamente à sua operação habitual, abrangendo desde alertas do sistema e reposições de palavra-passe até orçamentos e confirmações de pagamento. Ao contrário das campanhas orientadas para captar a atenção comercial, estas mensagens transacionais revelam-se indispensáveis para o funcionamento do negócio e exigem uma entrega rápida e segura.
No ano passado entraram em vigor várias limitações de envio na plataforma Exchange Online da Microsoft, medidas que foram recentemente reforçadas. Esta alteração regulamentar representa um ponto de viragem na gestão das comunicações corporativas. As organizações que utilizam ferramentas de produtividade e escritório padrão para emitir de forma automatizada as suas notificações operacionais enfrentam o problema de o serviço bloquear o tráfego de saída assim que determinados limites de volume são ultrapassados. A situação agrava-se durante períodos de pico de procura comercial, como a Black Friday, jornadas em que fornecedores de mercado como a SendGrid chegaram a registar até 805 milhões de envios em apenas uma hora.
Yeray Fraga, Diretor-Geral da Retarus Espanha, sublinha: “Apesar do seu papel central na comunicação empresarial, os e-mails transacionais recebem uma escassa atenção estratégica em muitas organizações. Quando estas mensagens são bloqueadas, os processos paralisam, as equipas de suporte ficam sobrecarregadas e, nos casos mais graves, as empresas sofrem perdas financeiras e de reputação. As restrições do MS Exchange Online não constituem um mero ajuste técnico, mas sim um aviso claro de que o correio transacional necessita da sua própria infraestrutura, separada da comunicação de escritório. As empresas que continuem a misturar ambos os fluxos continuarão expostas a bloqueios que paralisam processos críticos de negócio. Qualquer empresa que precise de enviar um grande volume de e-mails, comunicações críticas para o negócio e com receção imediata, necessita de uma gestão eficaz da reputação ou de uma pontuação de remetente (sender score) elevada para evitar atrasos no envio ou o bloqueio por classificação indevida como remetente de spam, prevenindo assim a paralisação de processos críticos para o negócio”.
Esta problemática afeta diretamente setores com um volume elevado de interações, tais como a logística, o comércio eletrónico ou os serviços financeiros. Para evitar estes estrangulamentos e reduzir a sobrecarga de trabalho dos departamentos de tecnologias da informação, torna-se imperativo adotar soluções concebidas especificamente para o correio transacional, que proporcionem escalabilidade e capacidade de processamento sem restrições. Estas plataformas não só garantem o desempenho técnico, como também asseguram a conformidade regulamentar através da retenção da soberania dos dados, os quais permanecem alojados em servidores locais.
Os especialistas da empresa realçam que qualquer organização dependente de envios massivos e imediatos deve dispor de mecanismos de controlo de reputação que evitem a classificação dos seus domínios como remetentes de correio não solicitado (spam). Para atingir este objetivo e manter a continuidade das operações, as plataformas dedicadas fornecem taxas de transferência garantidas, painéis de monitorização em tempo real e assinaturas digitais baseadas em certificados de segurança para cada mensagem emitida. Através desta abordagem integrada, as empresas conseguem minimizar as rejeições de entrega e assegurar que a informação crítica chega pontualmente à caixa de entrada dos destinatários.
