A transformação digital tem proporcionado diversas soluções inovadoras que não só poupam tempo de trabalho, mas também recursos essenciais. Entre essas soluções, destaca-se a transição dos processos baseados em papel para fluxos de trabalho digitais. Este movimento está a ganhar força em alguns países europeus, onde três em cada quatro empresas já utilizam menos papel, e 89% consideram a poupança de papel uma prioridade estratégica. Estas conclusões, derivadas de um estudo realizado pela Statista em nome da Adobe, sublinham o vasto potencial e os desafios inerentes à digitalização dos processos empresariais.
Da tradicional montanha de papel ao fluxo de trabalho digital
A era digital trouxe uma contradição intrigante: apesar da crescente digitalização e automação, o consumo de papel per capita ainda é alarmante, atingindo uma média de 211,6 kg. No entanto, a transição para fluxos de trabalho digitais pode transformar significativamente o ambiente de trabalho. Além de economizar tempo e dinheiro, esta mudança pode aumentar a satisfação dos funcionários e permitir uma maior concentração no cliente. A emergência de modelos de trabalho híbrido, que combinam trabalho no escritório e remoto, exige uma modernização da infraestrutura digital, afastando-se do papel. Adicionalmente, a redução do uso de papel contribui para a diminuição da pegada ecológica das empresas, promovendo uma maior responsabilidade ambiental.
A digitalização como motor de eficiência
Os resultados do estudo são elucidativos: por exemplo, 94% das empresas alemãs que reduziram o uso de papel relataram aumentos significativos na eficiência. A poupança manifesta-se em várias frentes: custos operacionais (63%), espaço de armazenamento (43%) e emissões de CO2 (40%). A digitalização elimina a necessidade de espaços físicos dedicados ao armazenamento de documentos, libertando espaço e simplificando a gestão documental.
Os benefícios
Outras vantagens incluem o acesso remoto a documentos armazenados na nuvem (46%) e melhorias na segurança e proteção de dados (42%). Documentos digitais são frequentemente mais seguros do que os físicos, graças à possibilidade de encriptação e controle de acesso. Este nível de segurança reduz o risco de perda ou danos acidentais.
Transição para processos digitais
Apesar dos benefícios evidentes, a transição para um ambiente de trabalho sem papel enfrenta obstáculos. A resistência à mudança é um dos maiores desafios, com muitos funcionários relutantes em abandonar processos tradicionais. Segundo o estudo, 46% dos participantes indicaram dificuldade em adaptar-se a novos processos. Além disso, a gestão segura de documentos digitais (33%) e a falta de conhecimentos técnicos (32%) são barreiras significativas.
Custos de Implementação
Embora a implementação inicial de tecnologias digitais envolva custos, estes podem ser bem planeados e integrados nos sistemas existentes para reduzir despesas e simplificar o uso. A transição para processos digitais resulta em aumentos significativos de eficiência e poupanças de custos, promovendo um desenvolvimento empresarial sustentável e positivo.
A digitalização dos processos empresariais não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para as empresas que desejam manter-se competitivas e sustentáveis. A transição para um ambiente de trabalho sem papel representa uma oportunidade única para aumentar a eficiência, reduzir custos e promover uma maior responsabilidade ambiental.